回答フォームとは、調査の設問を画面に表示し、回答者が回答を入力して送信するためのウェブフォームのことです。
ウェブアンケートサービス（Microsoft Forms、Google Forms、Questant など）と似たしくみです。
第三者評価オンライン カルテットには、「組織マネジメント項目」「サービス評価項目 生活介護」などの調査票ページ（調査内容のテンプレート）が予め登録されています。評価機関（の担当者）は、このページを組み合わせて回答フォームを作成します。これは、例えるなら帳票（＝調査票ページ）をホチキス留めして冊子（回答フォーム）にまとめるようなイメージです。
回答フォームは、評価機関の管理画面で設定を行い、回答者側の画面では回答用のページが表示されます。
回答フォームはいくつ必要か
回答フォームは、事業所内のサービス種別ごとに１つ作成します。
例えば、A事業所で第三者評価の対象になっている福祉サービスが「生活介護」と「就労移行支援」の2種類ある場合を考えます。
この場合、A事業所の生活介護で回答フォームを１つ作成し、A事業所の就労移行支援で回答フォームをもう１つ作成します。2つの回答フォームの内容は同じではなく、サービス種別の違いに応じた調査票ページを設定します。
A事業所とは別に、B事業所も生活介護の第三者評価を受けるとします。この時、B事業所の生活介護のためにさらにもう１つ回答フォームを作成します。A事業所用の回答フォームをB事業所で使い回してしまうと、2か所の回答が混じって集計されてしまいます。
このように、回答フォームは、事業所内のサービス種別ごとに１つ作成します。１事業所につき回答フォームが１つとは限らないので、注意してください。
回答フォームの設定項目
回答フォームには、次の項目を設定します。
回答フォーム名（必須）：評価機関が回答フォーム同士を区別するのに使います。
事業所（必須）：評価機関が回答フォーム同士を区別するのに使います。評価機関がシステムに登録した事業所が選択肢として表示されるので、その中から1つ選びます。
調査年度（必須）：評価機関が回答フォーム同士を区別するのに使います。カルテットが対応している最新の年度が自動選択されるので、ユーザーが選ぶ必要はありません。
調査票ページ（必須） ：回答フォームの設問内容を指定します。「組織マネジメント項目」「サービス評価項目 生活介護」などの調査票ページが予めシステムに登録されているので、その中からいくつかを選びます。1つの回答フォームで、同じ調査票ページを2回以上使うことはできません。
一部の調査票ページにはオプション項目があります。オプション項目は、チェックボックスを外すとその回答フォームの回答者に表示されなくなります。調査に不要な項目はチェックを外してください。
回答受付枠数（必須）：その回答フォームが対象とする回答者が何人いるかを数字で入力します。回答フォームが回答提出を受け付けられる件数の上限になります。後から追加することが可能です。この数字に応じて、従量制で料金を請求させて頂きます。
回答者属性：「リーダー層」「一般職員」など、回答者の属性を入力します。４つまで登録できます。属性を入力した場合、回答者は、回答を始める時に属性を１つ選ぶことになります。
回答受付期間（必須）：回答受付の開始日時と終了日時（締切）の2つを設定します。時刻は24時間表記です。
回答受付開始日時になると、回答フォームは自動的に回答を受け付けられるようになります。下記の「回答受付開始日時に関する注意事項」もお読みください。
回答受付終了日時（締切）になると、回答フォームは自動的に回答の受付を停止します。
回答用URL（必須）：回答者が回答フォームにアクセスするためのURL（アドレス）です。回答用URLはシステムが自動生成するので、基本的にはそれをそのまま使ってください。任意の文字列を設定することもできます。管理者画面には、下記のパスコードを埋め込んだ形のURLが表示されます。このURLを使うと、回答者のパスコード入力作業を省略することができます。
パスコード（必須）：回答者が回答フォームで回答を始めるために必要な文字列です。パスワードに似ていますが、回答対象者全員で同じものを使います。任意の文字列を設定してください。ただし、第三者から推測されやすい文字列は使用しないでください。
管理者用メモ： 評価機関内で回答フォームを管理するためのメモを保存できます。
回答フォームのステータス
ステータスは、各回答フォームの状態を表します。
| 下書き | 「下書き」の回答フォームは外部に公開されず、回答もできません。 料金が発生することはありません。 後から「公開済」に切り替えることができます。 |
| 公開済 |
回答フォームの表紙ページが外部に公開された状態です。 「公開済」の回答フォームは、さらに４つの受付状況をとります。 |
| ごみ箱
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使わなくなった回答フォームは「ごみ箱」に入れた状態にしましょう。 「ごみ箱」に入った状態の回答フォームは外部に公開されず、回答もできません。 後から「下書き」または「公開済」に戻すことができます。 |
回答フォームを作成したら
回答受付開始日時になると、回答フォームで回答ができるようになります。
それまでに、「回答用URL」と「パスコード」を調査対象者に周知してください。スマホでの回答を想定する場合は、回答用URLと一緒にQRコードの画像も配布すると便利です。ただし、URLやパスコードは関係者だけの秘密とし、外部の人に知られないようにしてください。
回答受付開始日時に関する注意
回答受付開始日時になると、回答フォームの設定項目のほとんどが編集ができなくなります。回答者属性や回答受付期間に誤りがないかを、事業所側と一緒に事前に確認することをお勧めします。
回答受付開始日時を過ぎた後も、その回答フォームの回答受付枠数を増やしたり、回答受付期間を延長したりすることが可能です。延長の方法はこちら。
回答受付開始にかかる料金について
回答受付開始日時になると、回答フォームにかかる料金が発生します。
回答フォームの料金について、詳しくはこちらをご覧ください。